Você tem os processos da sua empresa bem definidos? Antes de mais nada, a segurança eletrônica é um mercado que está em expansão no Brasil, com crescimento comprovado por números.
Dessa maneira, existem muitas empresas que estão iniciando suas atividades no mercado, assim como aquelas que possuem história de longa data. Porém, independente do porte da empresa e do seu histórico, todas desejam ser lucrativas e competitivas.
Então, é cada vez mais comum ouvirmos falar sobre “definição de processos”. E isso tem uma explicação. Afinal, os gestores sabem da necessidade de buscar uma estratégia que solucione os problemas da empresa.
Focando sempre na otimização do tempo e qualidade do serviço oferecido. Por isso, continue lendo para saber mais sobre como definir os processos da sua empresa.
Afinal, o que são processos de uma empresa?
Primeiramente, saiba que definir processos é uma abordagem para identificar, projetar, executar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, podendo ser automatizados ou não.
Em suma, o objetivo é alcançar consistência e resultados alinhados aos objetivos estratégicos da organização, envolvendo, ainda, com ajuda de tecnologia, formas de agregar valor, melhorias, inovações e o gerenciamento dos processos de ponta a ponta.
Uma vez que os processos causam uma melhoria do desempenho organizacional e dos resultados de negócios.
Como funcionam os processos na prática?
Mesmo com diferenças de região, público e dinâmica do mercado, a base das empresas de segurança é semelhante. Ou seja, temos o setor comercial, técnico, operacional, financeiro/administrativo. Ainda que não estejam formalizadas, essas são as áreas mais comuns. Portanto, essas áreas precisam de informações umas das outras para se manterem ativas.
No entanto, a maior parte dessas informações costuma ser controlada em planilhas. Isso quando são controladas. Enquanto outros dados passam longe de qualquer registro e ficam armazenados apenas nas anotações informais ou na memória do colaborador.
Isso significa um grande perigo para que tudo seja perdido, incluindo a confiabilidade do serviço prestado.
Por que não integrar os processos é um erro?
Considere a seguinte situação: primeiro, o vendedor realiza uma venda ao cliente. Após ser confirmada, é preciso acionar o setor técnico para realizar a instalação. Este por sua vez, irá conferir o estoque e também o financeiro para faturar o valor dos equipamentos ao cliente.
Até aqui tudo parece correr bem, se não fosse o repasse errado de informações ocorrido no início do processo. Então, foi formada uma sequência de erros e problemas que acabam no descontentamento do cliente.
Por exemplo, uma instalação inadequada, cobrança fora do acordado ou até mesmo erro no contrato de prestação de serviços. Por sua vez, todos esses causam problema de relacionamento com o cliente e prejuízo para sua empresa.
Nesse caso, fica claro a falta de organização e de comunicação entre os vários setores. Está claro também a falta de processos da empresa.
Software específico: definição de processos integrados
Por outro lado, existem empresas que controlam seus negócios na tela de um computador ou de um smartphone. Por trás desse equipamento eletrônico está um software, também chamado de Sistema de Gestão Integrado (ERP).
Assim, ele é capaz de gerenciar e cruzar informações de todas as movimentações da empresa.
Então, fica clara a diferença entre os que controlam seus resultados através de um ERP e os que ainda usam cadernos ou planilhas. Afinal, com um software específico, o gestor integra todos os processos de diferentes setores e pode gerenciar a empresa de maneira ágil e segura.
Justamente por isso, é cada vez mais comum empreendedores modernizarem a gestão por meio de um sistema são cada vez mais comuns nos ambientes e eventos do segmento. O resultado é um só: a importância da otimização do tempo, da qualidade do produto ou serviço prestado, da dinamização dos processos.
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