Definitivamente, entre as dificuldades mais comuns dos empreendedores está controlar as cobranças e o combate à inadimplência. Isso porque manter o financeiro em dia não é um processo tão simples. 

Em suma, ele demanda conhecimento, planejamento e também o uso de ferramentas adequadas, por exemplo, a régua de cobrança.

Assim, conhecer melhor o conceito de régua de cobrança, quais são suas vantagens e sua aplicação na prática pode fazer muita diferença na gestão financeira da sua empresa. Então, continue a leitura para saber mais sobre essa ferramenta.

Conteúdo:

• Afinal, o que é régua de cobrança?
• Como usar a régua de cobrança na prática?
• Veja o passo a passo para cobrança preventiva
• Cobrança reativa: o que é?
• Veja o passo a passo da cobrança reativa
• Como fazer uma régua de cobrança para sua empresa?
• Depósito ou transferência bancária

Afinal, o que é régua de cobrança?

Antes de mais nada, régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira que possui o objetivo de reduzir a inadimplência. Bem como, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa.

Ou seja, trata-se de um processo que estabelece como e quando vai acontecer cada etapa de cobrança.

Dessa maneira, a régua de cobrança organiza as etapas de contato com um cliente. Isso, por sua vez, pode ser feito antes da inadimplência, começando por lembretes para pagamento.

Portanto, para alcançar resultados eficientes no uso da régua de cobrança, é essencial que a empresa adote boas estratégias de comunicação e um tom de voz condizente com o momento da cobrança.

Através dessa ferramenta, a empresa pode melhorar o controle da gestão de pagamentos, aumentar a previsão de receita, reduzir a inadimplência e melhorar também o relacionamento com o cliente. 

Porém, ainda que seja muito importante, muitas empresas ainda não adotam a régua de cobrança no dia a dia.

Como usar a régua de cobrança na prática?

De maneira geral, usar a régua de cobrança é mais fácil do que você imagina. Afinal, ela é um processo que ajuda a identificar os melhores momentos para uma empresa entrar em contato com o cliente e assim realizar a cobrança de uma fatura. 

Lembrando que essa fatura pode estar vencida, ou não.

Sendo assim, a estratégia utilizada vai depender das particularidades do negócio e ainda do tipo de cliente atendido. 

Isso significa que a sua elaboração se baseia na análise de três fatores principais: identificação do momento para fazer o contato, avaliação do perfil dos clientes e escolha do meio de comunicação.

Então, é essencial que a empresa escolha as ferramentas de comunicação mais adequadas para o perfil do seu cliente. Por exemplo, e-mail, WhatsApp, ligação telefônica, SMS, entre outras.

Assim, caso a sua empresa tenha concluído uma venda, o passo a passo da sua régua de cobrança pode ser:

• Cobrança feita de forma preventiva;
• Emitir e enviar a cobrança para o cliente;
• Lembrança do pagamento 5 dias antes do vencimento;
• Também lembrar o pagamento no dia do vencimento;
• Por fim, enviar a confirmação do pagamento.

Veja o passo a passo para cobrança preventiva

No geral, quando um cliente faz o pagamento da fatura até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é enviar a confirmação de pagamento, para que ele saiba que a sua empresa já recebeu o dinheiro. 

Porém, em casos de inadimplência, é necessário fazer mais algumas etapas. Ou seja, usando a cobrança reativa.

Cobrança reativa: o que é? 

Como já mencionamos, se o cliente não fizer o pagamento, é preciso continuar a comunicação de maneira amigável. 

Uma vez que o cliente pode ter sofrido com algum problema na transação, por exemplo. Sendo assim, para fazer a cobrança reativa, considere as seguintes etapas:

• Avisar o atraso 1 dia após o vencimento;
• Avisar o atraso 7 dias após o vencimento;
• Avisar o atraso 14 dias após o vencimento;
• Notificar por voz 30 dias após o vencimento;
• Negativar o pagador 45 dias após o vencimento.

Veja o passo a passo da cobrança reativa

Após o cliente fazer o pagamento da cobrança, ele também precisa receber uma confirmação de pagamento. 

No entanto, caso ele não pague, a melhor estratégia é solicitar a negativação nos órgãos de proteção ao crédito, por exemplo, o Serasa. 

Isso porque estamos falando de uma opção mais barata e simples do que fazer o protesto de boleto.

Como fazer uma régua de cobrança para sua empresa? 

Em suma, as réguas de cobrança podem possuir diferentes processos que são estabelecidos de acordo com as particularidades do seu negócio e considerando o meio de pagamento. 

Então, selecionamos algumas dicas para réguas de cobrança: de pagamentos com boleto bancário, cartão de crédito ou transferência/depósito. Veja a seguir!

Boleto bancário

Primeiramente, o boleto bancário é uma modalidade de pagamento muito usada no Brasil.

Além disso, o boleto é considerado a melhor opção por muitos consumidores. Por isso, é essencial que a sua empresa ofereça esse meio de pagamento.

Assim, dentro da régua de cobrança do boleto, o primeiro ponto importante precisa ser a data de vencimento do boleto. 

Ou seja, considere os períodos em que o cliente possui mais condições de pagar a conta. Normalmente, esse período ocorre entre os dias 5 e 15 do mês.

Nesse caso, a sua empresa pode investir no envio de notificações de vencimento via SMS e e-mail, principalmente para clientes pessoa física. 

Apenas tome cuidado com o tom de voz e a comunicação usada nessas mensagens. É importante evitar qualquer tipo de ameaça ou tom agressivo.

Cartão de crédito

Já no caso do pagamento por cartão de crédito — principalmente online — o que pode ocorrer são problemas com o limite mensal, com o vencimento do cartão ou então suspeita de fraude. 

Sendo assim, a causa vai indicar qual é o melhor procedimento a ser realizado:

• cartão vencido: notifique o cliente para atualização do documento ou alteração na modalidade de pagamento.
• suspeita de fraude ou limite insuficiente: as próximas tentativas de cobrança precisam ser realizadas com base nas regras da operadora do cartão ou do banco responsável pela sua emissão.

Porém, as cobranças por cartão de crédito não costumam dar problemas nas compras presenciais.

Depósito ou transferência bancária

Por fim, para depósito, transferência bancária e Pix, a empresa deve usar o mesmo fluxo da régua de cobrança do boleto bancário.

Dessa forma, a régua de cobrança é uma ferramenta útil e eficiente. Mas ela deve ser desenvolvida levando em consideração as particularidades de cada empresa e demandas específicas do negócio.

Então, o que achou sobre a régua de pagamento? Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários. 

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