No mercado altamente competitivo de empresas de segurança eletrônica, a gestão integrada é fundamental para alcançar o sucesso e garantir o crescimento contínuo.
Através da centralização de informações e processos, integração de departamentos, melhoria na comunicação interna e tomada de decisão mais ágil, as empresas podem se destacar no mercado e superar os desafios do setor.
Neste artigo, exploraremos essas vantagens da gestão integrada para empresas de segurança eletrônica, que buscam se diferenciar e conquistar o sucesso no mercado competitivo. 💪🚀
Na gestão integrada, a centralização de informações e processos desempenha um papel fundamental. Ter todas as informações em um único lugar permite maior eficiência na tomada de decisões estratégicas.
Através de um sistema ERP especializado, as empresas de segurança eletrônica podem centralizar seus dados, como contratos, ordens de serviço, histórico de clientes e atividades de vendas, de forma a obter uma visão unificada do negócio.
Essa centralização facilita o acesso às informações-chave e impulsiona a produtividade da equipe.
Integração de Departamentos e Equipes de Trabalho
A integração de departamentos e equipes de trabalho é um dos fatores-chave para uma gestão integrada eficaz. Ao romper as barreiras existentes entre diferentes áreas da empresa, é possível promover uma maior colaboração e compartilhamento de conhecimento.
Dessa forma, os departamentos podem trabalhar em conjunto, alinhando suas atividades e objetivos em prol do sucesso da empresa.
A integração também permite que os funcionários tenham uma compreensão mais ampla do negócio como um todo, o que resulta em uma equipe mais motivada e eficiente.
Melhoria na Comunicação e Colaboração Interna
A gestão integrada também melhora significativamente a comunicação e colaboração interna nas empresas de segurança eletrônica.
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Através de ferramentas de comunicação e compartilhamento de informações, os funcionários podem se comunicar de forma mais rápida e eficiente, trocar conhecimentos e experiências, e alinhar-se em relação às metas e objetivos da empresa.
A comunicação eficaz garante que todos os departamentos estejam na mesma página, evitando falhas de comunicação e garantindo resultados mais eficazes.
Tomada de Decisão Mais Eficaz e Ágil
A gestão integrada proporciona uma tomada de decisão mais eficaz e ágil nas empresas de segurança eletrônica. Ao ter acesso a informações atualizadas e precisas em tempo real, os gestores podem tomar decisões embasadas em dados concretos, maximizando suas chances de sucesso.
A agilidade na tomada de decisão é fundamental em um mercado tão competitivo como o de segurança eletrônica, permitindo que a empresa se adapte rapidamente às mudanças do mercado e aproveite novas oportunidades.
A gestão integrada é uma parte essencial do sucesso das empresas de segurança eletrônica. Ao centralizar informações e processos, integrar departamentos e equipes de trabalho, melhorar a comunicação interna e ter uma tomada de decisão mais eficaz e ágil, as empresas podem enfrentar os desafios do mercado e alcançar o sucesso duradouro.
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Com a crise econômica que assola muitos países, a maioria das indústrias e prestadoras de serviços reduzem os custos com a manutenção por acreditarem ser o melhor caminho para enfrentar a crise. No entanto, essa abordagem pode trazer impactos negativos na gestão dos ativos, especialmente na Segurança Patrimonial, Eletrônica, Rastreamento & Facilities.
Neste artigo, vamos explorar como otimizar a gestão de equipes de campo na indústria de prestação de serviços de segurança eletrônica, utilizando os principais indicadores de custo apresentados no mercado “Os indicadores de custo na gestão de equipes”.
Vamos destacar a importância desses indicadores, bem como estratégias para reduzir os custos de manutenção e melhorar a eficiência das equipes.
Os indicadores de custo na gestão de equipes de campo
Como mencionado no titulo do artigo, a manutenção é um dos setores que mais gera custos dentro das organizações. No entanto, se bem administrado, pode ser um dos setores que gera lucro a longo prazo, aumentando a confiabilidade e disponibilidade dos ativos. Portanto, é essencial dar atenção à gestão dos custos de manutenção.
Os indicadores de custo são ferramentas que permitem analisar as tendências e comportamentos dos ativos, facilitando o acompanhamento de dados e a utilização de informações na elaboração de orçamentos da empresa.
Alguns dos principais indicadores de custo apresentados no em nosso segmento são:
CMF (Custo Total de Manutenção por Faturamento Bruto): esse indicador relaciona o custo total de manutenção ao faturamento bruto da empresa. Ele permite comparar a atividade da empresa no cenário nacional e determinar o preço do produto, as verbas para o próximo ano e definir metas e objetivos no planejamento de manutenção.
CPMCMF (Custo Total de Manutenção por Faturamento BrutoR (Custo Total de Manutenção por Valor Estimado de Troca): esse indicador analisa o custo investido em cada equipamento ou máquina, a fim de determinar se vale a pena trocá-lo ou não. É uma ferramenta importante para tomar decisões sobre a substituição de ativos.
MO (Custo de Mão de Obra): esse indicador avalia a média de valor da força de trabalho da equipe. Ele permite ajustar reajustes salariais e planejar verbas para o setor de manutenção.
CM (Custo de Materiais): esse indicador analisa o custo dos materiais utilizados na manutenção. É importante monitorar esse custo para evitar desperdícios e garantir que os materiais estejam sempre disponíveis.
CST (Custo de Serviços de Terceiros): esse indicador avalia os custos de serviços terceirizados na manutenção. É essencial contabilizar essas atividades para um planejamento adequado.
Estratégias para reduzir os custos de manutenção na indústria de segurança eletrônica
A indústria de segurança eletrônica, que engloba serviços como CFTV, monitoramento de alarmes, portaria remota e facilities, possui particularidades que demandam atenção na gestão de equipes de campo.
Existem diversos indicadores de produtividade que podem ser utilizados em conjunto com os indicadores de custo para otimizar a eficiência da equipe de campo. Alguns dos principais são:
Taxa de conclusão de ordens de serviço: Esse indicador mede a proporção de ordens de serviço que foram concluídas dentro do prazo estabelecido. Uma alta taxa de conclusão indica maior eficiência e produtividade da equipe.
Tempo médio de reparo: Esse indicador calcula o tempo médio que a equipe leva para realizar um reparo. Um tempo médio de reparo mais curto indica maior produtividade da equipe.
Tempo médio de resposta: Esse indicador mede o tempo médio que a equipe leva para responder a uma solicitação de serviço. Um tempo médio de resposta mais curto indica maior agilidade e eficiência da equipe.
Taxa de retrabalho: Esse indicador mede a proporção de serviços que precisaram ser refeitos devido a erros ou problemas. Uma baixa taxa de retrabalho indica maior qualidade e eficiência da equipe.
Taxa de utilização de recursos: Esse indicador mede a proporção do tempo em que os recursos da equipe, como equipamentos e veículos, estão sendo utilizados de forma produtiva. Uma alta taxa de utilização indica maior eficiência da equipe.
Ao combinar esses indicadores de produtividade com os indicadores de custo, é possível ter uma visão mais completa da eficiência da equipe de campo e identificar oportunidades de melhoria tanto em termos de produtividade como de redução de custos.
Para otimizar a gestão e reduzir os custos de manutenção nesse segmento, algumas estratégias podem ser adotadas:
1. Planejamento de manutenções preventivas assertivas
Um bom planejamento de manutenções preventivas é essencial para elevar os índices de disponibilidade e confiabilidade dos ativos de segurança eletrônica. É importante realizar uma seleção e ranqueamento dos equipamentos, considerando sua criticidade. Além disso, é necessário fazer análises de falhas e consultar o manual do fabricante para determinar a periodicidade adequada das manutenções.
Para que o plano seja assertivo, o mais importante é ficar atento às informações que estarão contidas nele, que pode ser feito em qualquer plataforma, seja excel, word, vai depender do seu gosto pessoal.
O importante é ter informações, como:
• Quais serviços serão realizados?
• Quando?
• Quem são os responsáveis? (colocar nome, cargo, telefone do colaborador)
• Quais os recursos e materiais necessários?
• Quanto tempo será gasto?
• Quanto irá custar cada serviço?
Essas informações podem ser colhidas pela própria equipe de campo, que por estar nos locais das manutenções podem averiguar as questões de tempo e materiais que poderão ser utilizados.
Um bom orçamento de manutenção é fundamental para evitar gastos não previstos e garantir a continuidade dos serviços. É importante considerar os custos de materiais de estoque, custos de mão de obra e custos de serviços terceirizados. Um orçamento estático, que não sofre revisões ao longo do ano, é recomendado para uma melhor previsibilidade financeira.
Existem três tipos básicos de orçamento:
orçamento contínuo, base zero e estático. O orçamento contínuo é previsto no período de 1 ano, porém, tem a característica de ser revisado a cada mês. Podendo ser ajustado de acordo com os erros e acertos no decorrer das atividades da empresa.
O orçamento base zero possui como pilar principal as seguintes questões: o que gastar? Quanto gastar? Como gastar? Onde e por que gastar? O nome base zero diz respeito a um orçamento que parte da estaca zero da empresa, por onde começar efetivamente.
O orçamento estático, como o próprio nome diz, não é possível de ser alterado, e permanece sem alterações durante a sua vigência.
Afinal, qual é o melhor tipo de orçamento para manutenção? Sem dúvidas, o orçamento estático.
Nesse tipo de orçamento, por não haver revisões mensais, existe mais possibilidade da empresa se planejar previamente e saber o que exatamente será gasto por todo o ano com preparação de peças, compra de equipamentos para reparos de ativos e etc. Por isso, por não ter imprevistos, é mais econômico.
Os imprevistos podem ocorrer caso esse orçamento não seja muito bem planejado. Dessa forma, indicamos três áreas primordiais que precisam constar em um bom orçamento de manutenção:
Os custos de materiais de estoque: essa verba é destinada para os materiais que estão em estoque na empresa, pois é fundamental uma avaliação contínua para prevenir que esses materiais faltem.
Custos de mão de obra: custos com os colaboradores que englobam todos os salários, direitos trabalhistas e encargos.
Custos de serviços terceirizados: sendo uma prática rotineira ou não, se a empresa necessita de serviços terceirizados, é preciso contabilizar essas atividades.
Baseando o orçamento nas atividades da empresa é possível que ele seja mais assertivo em tornar o saldo da empresa sempre positivo!
Investir na capacitação e treinamento da equipe de campo é fundamental para garantir uma prestação de serviços eficiente. Além disso, é importante acompanhar a produtividade da equipe e utilizar indicadores de produtividade em conjunto com os indicadores de custo. Uma equipe produtiva reduz os custos de manutenção e melhora a eficiência dos serviços.
EQUIPES PRODUTIVAS REDUZEM OS CUSTOS DE MANUTENÇÃO!
Existem alguns aspectos que se bem administrados, podem aumentar a produtividade da equipe de campo e ainda diminuir os custos.
O primeiro, é ter as métricas de produtividade dos colaboradores muito bem calculadas e documentadas. Isso ajuda o gestor a perceber em que momento do processo esse colaborador rende mais ou menos, e assim, dar um feedback a respeito.
Além disso, existem alguns detalhes que devem ser levados em conta a respeito da produtividade, como:
• Quantidade de O.S. atendidas;
• Quantidade de visitas;
• Tempo gasto em cada visita;
• Quantas visitas são necessárias para resolver um problema;
O grau de satisfação do cliente em relação ao atendimento.
Outro aspecto importante é o gestor. Isso mesmo! Uma boa gestão de equipes de campo reduz custos!
Para melhorar a administração, existe um instrumento de apoio gerencial que auxilia o gestor a avaliar melhor seus colaboradores. Ou seja, um relatório no qual o gestor avalia a equipe através de 3 fatores: conceitual, comportamental e técnico.
Fator conceitual: nessa primeira parte, avalia-se a capacidade do colaborador de saber realmente as funções de seu cargo, qual o objetivo da sua função, sua importância nos processos da empresa como um todo.
Fator comportamental: relaciona o comportamento no ambiente de trabalho, como maturidade psicológica e profissional, relacionamento com a diretoria, relacionamento com colegas etc.
Fator técnico: avalia a capacidade técnica do colaborador em realizar as atividades relacionadas ao seu cargo. Em uma equipe de manutenção, por exemplo, o funcionário possui a habilidade de detectar defeitos e apresentar soluções para os problemas?
Essa análise dará uma visão global da equipe em relação às suas atividades e as da empresa, e, assim, será mais fácil determinar as metas e objetivos dentro do planejamento de manutenção.
4. É preciso ficar atento a alguns erros que podem acontecer durante a elaboração do plano, como:
Não fazer uma matriz de criticidade, ou seja, não fazer uma seleção, um ranqueamento dos equipamentos que possuem prioridade de manutenção. Assim, exclui-se qualquer possibilidade de deixar um equipamento (ou parte dele) que seja primordial fora da manutenção preventiva.
Não fazer o FMEA: a Análise dos Modos de Falha e seus Efeitos. Trata-se de uma análise profunda dos possíveis problemas que podem ocorrer durante o processo de produção.
Não consultar o manual do fabricante: é muito importante saber a opinião do fabricante em relação a periodicidade de manutenção, as peças adequadas de troca, marcas adequadas, entre outras características do equipamento/máquina.
Não calcular o tempo de vida útil do equipamento/máquina: só dessa maneira é possível pensar em um plano que tenha o tempo adequado, de acordo com o ciclo de vida do equipamento.
Tratar o plano de manutenção preventiva como um projeto: pensar no plano com datas para início e término de elaboração, os colaboradores responsáveis, período de revisão.
Pensar nesse erros durante o planejamento de manutenção preventiva, com certeza, o tornará mais assertivo e, assim, reduzirá os custos.
5. Fórmulas Aplicadas
CMF (Custo total de manutenção por faturamento bruto): CMF = (Custo Total de Manutenção / Faturamento Bruto) x 100
CPMR (Custo total de manutenção por valor estimado de troca): CPMR = (Custo Total de Manutenção / Valor de Compra do Equipamento) x 100
MO (Custo da mão de obra): MO = (Custo Total da Mão de Obra / Custo Total da Manutenção) x 100
Materiais (Custo de materiais): Materiais = (Custo Total de Materiais / Custo Total da Manutenção) x 100
CST (Custo de serviços de terceiros): CST = (Custo Total com Serviços de Terceiros / Custo Total da Manutenção) x 100
Lembrando que essas fórmulas são apenas exemplos e podem variar de acordo com a empresa e o contexto específico. É importante adaptar as fórmulas de acordo com as necessidades da sua organização.
6.Etapas – Para implementar a estratégia.
Primeiro, identifique os tipos de custos relacionados à manutenção da sua empresa, como custos diretos, indiretos e induzidos. Isso ajudará a entender quais custos devem ser considerados ao calcular os indicadores.
Calcule o indicador de Custo Total de Manutenção por Faturamento Bruto (CMF). Para isso, divida o Custo Total de Manutenção pelo Faturamento Bruto da empresa e multiplique por 100. Esse indicador mostrará o percentual do faturamento que é gasto com manutenção.
Calcule o indicador de Custo de Preparação de Máquinas e Equipamentos (CPMR). Divida o Custo Total de Manutenção de um equipamento pelo Valor de Compra do mesmo e multiplique por 100. Esse indicador ajudará a determinar se é mais vantajoso trocar o equipamento ou realizar manutenções.
Calcule o indicador de Custo de Mão de Obra (MO). Divida o Custo Total da Mão de Obra pelo Custo Total de Manutenção e multiplique por 100. Esse indicador mostrará a proporção dos custos de mão de obra em relação ao custo total de manutenção.
Calcule o indicador de Custo de Materiais (CM). Divida o Custo Total de Materiais pelo Custo Total de Manutenção e multiplique por 100. Esse indicador ajudará a identificar a proporção dos custos relacionados a materiais na manutenção.
Calcule o indicador de Custo de Serviços de Terceiros (CST). Divida o Custo Total de Serviços de Terceiros pelo Custo Total de Manutenção e multiplique por 100. Esse indicador mostrará a proporção dos custos relacionados a serviços terceirizados.
Analise os resultados dos indicadores. Compare-os com padrões de referência do seu negócio para determinar se os custos de manutenção da sua empresa estão dentro do esperado.
Identifique áreas de melhoria com base nos resultados dos indicadores. Por exemplo, se o indicador CST estiver muito alto, pode ser necessário rever a necessidade de terceirizar certos serviços.
Implemente estratégias para reduzir os custos de manutenção, como um plano de manutenção preventiva assertivo, um bom orçamento de manutenção e uma equipe qualificada.
Utilize os indicadores de produtividade em conjunto com os indicadores de custo para otimizar a eficiência da equipe de campo.
Lembre-se de que a aplicação dos indicadores de custo na prática requer uma análise cuidadosa e constante monitoramento. Os indicadores fornecem insights valiosos, mas é necessário agir com base nesses insights para obter resultados efetivos.
7. Utilização de soluções tecnológicas
Contar com um sistema de gestão de equipes de campo, como o oferecido pela N1 Sistemas Software, pode facilitar todo o processo de gestão. Essas soluções permitem automatizar a avaliação da equipe, otimizar as rotas de trabalho e economizar combustível. Além disso, a utilização de tecnologia contribui para o controle das atividades e a geração de relatórios precisos.
A otimização da gestão de equipes de campo na indústria de segurança eletrônica é um desafio que pode ser superado com o uso adequado dos indicadores de custo e a adoção de estratégias eficientes. A combinação de um planejamento preventivo assertivo, um orçamento adequado, uma equipe qualificada e o uso de soluções tecnológicas pode reduzir os custos de manutenção e melhorar a eficiência dos serviços prestados.
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Conclusão
Por que escolher uma ferramenta de gestão integrada?
No mercado altamente competitivo de segurança eletrônica, é essencial ter uma visão clara e integrada de todos os processos do seu negócio. Uma ferramenta de gestão integrada permite que você centralize todas as informações em um único sistema, facilitando a tomada de decisões estratégicas e a otimização dos recursos disponíveis.
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Jacson Ozorio
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Sumário
Desafios na gestão de empresas de segurança
A solução da N1Sistemas: Sistema de gestão ERP em nuvem
Benefícios do sistema de gestão da N1Sistemas
Depoimentos de clientes satisfeitos
Como solicitar uma consultoria gratuita
1. Desafios na gestão de empresas de segurança
As empresas de segurança enfrentam diversos desafios em sua gestão, como o aumento constante dos custos sempre que conquistam novos clientes e a dificuldade em eliminar custos com servidores locais. Além disso, muitas empresas possuem sistemas ultrapassados que não possuem acesso web, dificultando o acesso às informações de forma ágil e eficiente.
2. A solução da N1Sistemas: Sistema de gestão ERP em nuvem
A N1Sistemas oferece um sistema de gestão ERP 100% em nuvem, desenvolvido especialmente para empresas de segurança patrimonial, eletrônica, rastreamento, facilities e portaria remota. Com essa solução, é possível automatizar processos, eliminar custos com servidores locais e ter acesso às informações de qualquer lugar, a qualquer momento.
3. Benefícios do sistema de gestão da N1Sistemas
Redução de custos: Com o sistema ERP em nuvem da N1Sistemas, é possível eliminar os custos com servidores locais e atualizações de software, reduzindo os gastos operacionais da empresa.
Acesso web: O sistema permite que você acesse as informações da sua empresa de segurança de forma rápida e segura, de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Automação de processos: Com a automação de processos, você poderá otimizar o tempo dos colaboradores, focando em tarefas importantes e aumentando a produtividade da equipe.
Personalização: A ferramenta da N1Sistemas é feita sob medida para os processos mais complexos do segmento de segurança, garantindo que atenda às necessidades específicas da sua empresa.
Suporte especializado: A N1Sistemas conta com uma equipe de suporte técnico especializada, pronta para atender às suas necessidades e solucionar eventuais problemas.
4. Depoimentos de clientes satisfeitos
“Com o sistema de gestão da N1Sistemas, conseguimos eliminar os custos com servidores locais e melhorar a eficiência dos nossos processos.”
“Estamos muito satisfeitos com a implantação do sistema ERP em nuvem da N1Sistemas. Agora temos acesso às informações das nossas unidades de qualquer lugar, o que facilitou muito a nossa gestão e principalmente da nosso plano de expansão das franquias ”
Se você tem interesse em conhecer mais sobre o sistema de gestão da N1Sistemas e como ele pode ajudar a sua empresa de segurança a crescer, acesse o link FaleComigo_Agora e solicite uma consultoria gratuita. Os especialistas da N1Sistemas estarão disponíveis para entender as suas necessidades e apresentar a melhor solução para o seu negócio.
No mercado de segurança eletrônica, a N1 Sistemas ERP Cloud se destaca como uma empresa inovadora, liderada por Flávio, um empreendedor determinado e visionário. Com mais de 7 anos de experiência e centenas clientes satisfeitos, Flávio Chagas e sua equipe estão comprometidos em atender o segmento de segurança eletrônica e oferecer serviços de gestão para empresas do ramo.
Não perca tempo, modernize a gestão da sua empresa de segurança com a N1Sistemas e alcance o crescimento mútuo!
Neste Episodio #N1Talks_Podcast, vamos conhecer a trajetória inspiradora de Flávio Chagas e como ele transformou seus sonhos e metas em um produto de sucesso.
Com a estrutura para atender clientes pequenos, matriz, filiais e franquias, a N1 Sistemas ERP Cloud se destaca pela qualidade e eficiência.
Além disso, vamos descobrir como o sistema de vendas da N1 Sistemas ERP Cloud proporciona uma visão completa do funil de vendas, permitindo que o gestor visualize todas as prospecções em uma única tela.
Com isso, é possível identificar oportunidades de negócio e tomar decisões estratégicas. Não perca a oportunidade de aprender com Flávio Chagas e sua equipe e descubra como transformar seus sonhos em realidade.
Assista ao vídeo e comece a trilhar o caminho para o sucesso!
A N1 Sistemas é a parceira ideal para empresas de segurança patrimonial eletrônica que buscam uma solução de gestão eficiente e moderna. Com seu sistema de gestão ERP 100% em nuvem, a N1 Sistemas oferece ferramentas sob medida para automatizar processos, reduzir custos e impulsionar o crescimento do negócio.
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Definitivamente, entre as dificuldades mais comuns dos empreendedores está controlar as cobranças e o combate à inadimplência. Isso porque manter o financeiro em dia não é um processo tão simples.
Em suma, ele demanda conhecimento, planejamento e também o uso de ferramentas adequadas, por exemplo, a régua de cobrança.
Assim, conhecer melhor o conceito de régua de cobrança, quais são suas vantagens e sua aplicação na prática pode fazer muita diferença na gestão financeira da sua empresa. Então, continue a leitura para saber mais sobre essa ferramenta.
Antes de mais nada, régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira que possui o objetivo de reduzir a inadimplência. Bem como, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa.
Ou seja, trata-se de um processo que estabelece como e quando vai acontecer cada etapa de cobrança.
Dessa maneira, a régua de cobrança organiza as etapas de contato com um cliente. Isso, por sua vez, pode ser feito antes da inadimplência, começando por lembretes para pagamento.
Portanto, para alcançar resultados eficientes no uso da régua de cobrança, é essencial que a empresa adote boas estratégias de comunicação e um tom de voz condizente com o momento da cobrança.
Através dessa ferramenta, a empresa pode melhorar o controle da gestão de pagamentos, aumentar a previsão de receita, reduzir a inadimplência e melhorar também o relacionamento com o cliente.
Porém, ainda que seja muito importante, muitas empresas ainda não adotam a régua de cobrança no dia a dia.
Como usar a régua de cobrança na prática?
De maneira geral, usar a régua de cobrança é mais fácil do que você imagina. Afinal, ela é um processo que ajuda a identificar os melhores momentos para uma empresa entrar em contato com o cliente e assim realizar a cobrança de uma fatura.
Lembrando que essa fatura pode estar vencida, ou não.
Sendo assim, a estratégia utilizada vai depender das particularidades do negócio e ainda do tipo de cliente atendido.
Isso significa que a sua elaboração se baseia na análise de três fatores principais: identificação do momento para fazer o contato, avaliação do perfil dos clientes e escolha do meio de comunicação.
Então, é essencial que a empresa escolha as ferramentas de comunicação mais adequadas para o perfil do seu cliente. Por exemplo, e-mail, WhatsApp, ligação telefônica, SMS, entre outras.
Assim, caso a sua empresa tenha concluído uma venda, o passo a passo da sua régua de cobrança pode ser:
Cobrança feita de forma preventiva;
Emitir e enviar a cobrança para o cliente;
Lembrança do pagamento 5 dias antes do vencimento;
Também lembrar o pagamento no dia do vencimento;
Por fim, enviar a confirmação do pagamento.
Veja o passo a passo para cobrança preventiva
No geral, quando um cliente faz o pagamento da fatura até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é enviar a confirmação de pagamento, para que ele saiba que a sua empresa já recebeu o dinheiro.
Porém, em casos de inadimplência, é necessário fazer mais algumas etapas. Ou seja, usando a cobrança reativa.
Cobrança reativa: o que é?
Como já mencionamos, se o cliente não fizer o pagamento, é preciso continuar a comunicação de maneira amigável.
Uma vez que o cliente pode ter sofrido com algum problema na transação, por exemplo. Sendo assim, para fazer a cobrança reativa, considere as seguintes etapas:
Avisar o atraso 1 dia após o vencimento;
Avisar o atraso 7 dias após o vencimento;
Avisar o atraso 14 dias após o vencimento;
Notificar por voz 30 dias após o vencimento;
Negativar o pagador 45 dias após o vencimento.
Veja o passo a passo da cobrança reativa
Após o cliente fazer o pagamento da cobrança, ele também precisa receber uma confirmação de pagamento.
No entanto, caso ele não pague, a melhor estratégia é solicitar a negativação nos órgãos de proteção ao crédito, por exemplo, o Serasa.
Isso porque estamos falando de uma opção mais barata e simples do que fazer o protesto de boleto.
Como fazer uma régua de cobrança para sua empresa?
Em suma, as réguas de cobrança podem possuir diferentes processos que são estabelecidos de acordo com as particularidades do seu negócio e considerando o meio de pagamento.
Então, selecionamos algumas dicas para réguas de cobrança: de pagamentos com boleto bancário, cartão de crédito ou transferência/depósito. Veja a seguir!
Boleto bancário
Primeiramente, o boleto bancário é uma modalidade de pagamento muito usada no Brasil.
Além disso, o boleto é considerado a melhor opção por muitos consumidores. Por isso, é essencial que a sua empresa ofereça esse meio de pagamento.
Assim, dentro da régua de cobrança do boleto, o primeiro ponto importante precisa ser a data de vencimento do boleto.
Ou seja, considere os períodos em que o cliente possui mais condições de pagar a conta. Normalmente, esse período ocorre entre os dias 5 e 15 do mês.
Nesse caso, a sua empresa pode investir no envio de notificações de vencimento via SMS e e-mail, principalmente para clientes pessoa física.
Apenas tome cuidado com o tom de voz e a comunicação usada nessas mensagens. É importante evitar qualquer tipo de ameaça ou tom agressivo.
Cartão de crédito
Já no caso do pagamento por cartão de crédito — principalmente online — o que pode ocorrer são problemas com o limite mensal, com o vencimento do cartão ou então suspeita de fraude.
Sendo assim, a causa vai indicar qual é o melhor procedimento a ser realizado:
cartão vencido: notifique o cliente para atualização do documento ou alteração na modalidade de pagamento.
suspeita de fraude ou limite insuficiente: as próximas tentativas de cobrança precisam ser realizadas com base nas regras da operadora do cartão ou do banco responsável pela sua emissão.
Porém, as cobranças por cartão de crédito não costumam dar problemas nas compras presenciais.
Depósito ou transferência bancária
Por fim, para depósito, transferência bancária e Pix, a empresa deve usar o mesmo fluxo da régua de cobrança do boleto bancário.
Dessa forma, a régua de cobrança é uma ferramenta útil e eficiente. Mas ela deve ser desenvolvida levando em consideração as particularidades de cada empresa e demandas específicas do negócio.
Então, o que achou sobre a régua de pagamento? Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários.
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Você tem os processos da sua empresa bem definidos? Antes de mais nada, a segurança eletrônica é um mercado que está em expansão no Brasil, com crescimento comprovado por números.
Dessa maneira, existem muitas empresas que estão iniciando suas atividades no mercado, assim como aquelas que possuem história de longa data. Porém, independente do porte da empresa e do seu histórico, todas desejam ser lucrativas e competitivas.
Então, é cada vez mais comum ouvirmos falar sobre “definição de processos”. E isso tem uma explicação. Afinal, os gestores sabem da necessidade de buscar uma estratégia que solucione os problemas da empresa.
Focando sempre na otimização do tempo e qualidade do serviço oferecido. Por isso, continue lendo para saber mais sobre como definir os processos da sua empresa.
Afinal, o que são processos de uma empresa?
Primeiramente, saiba que definir processos é uma abordagem para identificar, projetar, executar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, podendo ser automatizados ou não.
Em suma, o objetivo é alcançar consistência e resultados alinhados aos objetivos estratégicos da organização, envolvendo, ainda, com ajuda de tecnologia, formas de agregar valor, melhorias, inovações e o gerenciamento dos processos de ponta a ponta.
Uma vez que os processos causam uma melhoria do desempenho organizacional e dos resultados de negócios.
Como funcionam os processos na prática?
Mesmo com diferenças de região, público e dinâmica do mercado, a base das empresas de segurança é semelhante. Ou seja, temos o setor comercial, técnico, operacional, financeiro/administrativo. Ainda que não estejam formalizadas, essas são as áreas mais comuns. Portanto, essas áreas precisam de informações umas das outras para se manterem ativas.
No entanto, a maior parte dessas informações costuma ser controlada em planilhas. Isso quando são controladas. Enquanto outros dados passam longe de qualquer registro e ficam armazenados apenas nas anotações informais ou na memória do colaborador.
Isso significa um grande perigo para que tudo seja perdido, incluindo a confiabilidade do serviço prestado.
Por que não integrar os processos é um erro?
Considere a seguinte situação: primeiro, o vendedor realiza uma venda ao cliente. Após ser confirmada, é preciso acionar o setor técnico para realizar a instalação. Este por sua vez, irá conferir o estoque e também o financeiro para faturar o valor dos equipamentos ao cliente.
Até aqui tudo parece correr bem, se não fosse o repasse errado de informações ocorrido no início do processo. Então, foi formada uma sequência de erros e problemas que acabam no descontentamento do cliente.
Por exemplo, uma instalação inadequada, cobrança fora do acordado ou até mesmo erro no contrato de prestação de serviços. Por sua vez, todos esses causam problema de relacionamento com o cliente e prejuízo para sua empresa.
Nesse caso, fica claro a falta de organização e de comunicação entre os vários setores. Está claro também a falta de processos da empresa.
Software específico: definição de processos integrados
Por outro lado, existem empresas que controlam seus negócios na tela de um computador ou de um smartphone. Por trás desse equipamento eletrônico está um software, também chamado de Sistema de Gestão Integrado (ERP).
Assim, ele é capaz de gerenciar e cruzar informações de todas as movimentações da empresa.
Então, fica clara a diferença entre os que controlam seus resultados através de um ERP e os que ainda usam cadernos ou planilhas. Afinal, com um software específico, o gestor integra todos os processos de diferentes setores e pode gerenciar a empresa de maneira ágil e segura.
Justamente por isso, é cada vez mais comum empreendedores modernizarem a gestão por meio de um sistema são cada vez mais comuns nos ambientes e eventos do segmento. O resultado é um só: a importância da otimização do tempo, da qualidade do produto ou serviço prestado, da dinamização dos processos.
Caso você também queria melhorar a gestão da sua empresa, entre em contato com a N1 Sistemas.
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Como melhorar a gestão aumentando a produtividade? Toda empresa séria de segurança busca crescer no mercado. Ou seja, quer expandir a sua marca e os seus produtos para o maior número de clientes possíveis. Por sua vez, a produtividade está diretamente ligada a esses fatores.
Afinal, consolidar uma marca ou produto de forma certa dentro do mercado é um trabalho que precisa de bases sólidas. Portanto,empresas que têm diretrizes e princípios em comum com os clientes.
Sendo assim, as empresas focam em oferecer um serviço e produto de muita qualidade, que será bem apresentado, vendido e contará com um programa de pós-venda inteiramente satisfatório.
Porém, para que esses processos ocorram da maneira que a empresa deseja, é preciso realizar um processo estrutural, buscando analisar seus setores e rede de funcionários.
Além disso, as pessoas envolvidas nos trabalhos devem ser enxergadas muito mais do que como simples números e funcionários, mas como seres humanos que estão ali trabalhando para alcançar seus objetivos individuais.
Como aumentar a produtividade na empresa?
Ao falar em produtividade, podemos pensar de duas maneiras: como as máquinas que ajudam na produção em massa de produtos para a empresa e também nos funcionários da empresa, que são os responsáveis por fazer a empresa girar e ascender no mercado.
Isso significa que toda empresa deve olhar com carinho, atenção, empatia e cuidado para seus funcionários. Afinal, estamos lidando com pessoas. Cada uma com sua singularidade e história, que se resume a números em uma folha de pagamento.
Uma vez que a empresa não consegue girar e aumentar a produtividade sem a mão de obra qualificada dos funcionários. Por isso, é fundamental que os funcionários tenham o seu devido valor, espaço e reconhecimento merecido dentro do local que ele presta serviços.
Produtividade de Processos dentro da empresa
Para que aconteça um bom alinhamento e diálogo entre todos os setores de uma empresa média ou grande, é essencial que exista manuais de procedimentos para todos os setores e funções dos funcionários responsáveis. Isso porque eles irão garantir um padrão de qualidade e produtividade que será seguido por quem quer que faça e refaça o mesmo processo.
Além disso, criar manuais de processos e entendimento claro das funções, facilita a produtividade da empresa, uma vez que garante um conhecimento documentado e atualizado nas mãos dos colaboradores.
Tudo isso evita situações que funcionários mais antigos retenham todo o conhecimento sobre uma função ou parte essencial do funcionamento da empresa.
Lembrando que nada substitui uma informação mais certa e concisa do que a troca de informações por meio da fala e orientações presentes. Entretanto, um documento bem elaborado, estruturado e com as atualizações de processos em dia, certamente ajuda qualquer pessoa, mesmo leiga, a ter uma visão macro e funcional sobre sua função ou atividade.
Qualquer empresa que possui pensamentos grandes, que entende a importância de estruturas sólidas e projetos concretos, diretrizes positivas e enraizadas nos seus funcionários, sabe a importância dos processos. Bem como das ferramentas para implementá-los, como os softwares.
Até mesmo porque, o resultado entregue para qualquer consumidor passa por muitas mãos e processos, se todas essas mãos estão bem geridas e assistidas, certamente não existe limites de crescimento para a empresa que está a frente desse processo.
Então, se você quer melhorar a gestão da sua empresa aumentando a produtividade? Valorize seus funcionários e busque sistemas que colaborem com o trabalho executado, como o N1 Sistemas.
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