GestãoDeEquipesDeCampo

Com a crise econômica que assola muitos países, a maioria das indústrias e prestadoras de serviços reduzem os custos com a manutenção por acreditarem ser o melhor caminho para enfrentar a crise. No entanto, essa abordagem pode trazer impactos negativos na gestão dos ativos, especialmente na Segurança Patrimonial, Eletrônica, Rastreamento & Facilities.

Neste artigo, vamos explorar como otimizar a gestão de equipes de campo na indústria de prestação de serviços de segurança eletrônica, utilizando os principais indicadores de custo apresentados no mercado “Os indicadores de custo na gestão de equipes”.

Vamos destacar a importância desses indicadores, bem como estratégias para reduzir os custos de manutenção e melhorar a eficiência das equipes.
Jacson Ferraz Ozorio

Os indicadores de custo na gestão de equipes de campo

Como mencionado no titulo do artigo, a manutenção é um dos setores que mais gera custos dentro das organizações. No entanto, se bem administrado, pode ser um dos setores que gera lucro a longo prazo, aumentando a confiabilidade e disponibilidade dos ativos. Portanto, é essencial dar atenção à gestão dos custos de manutenção.

Os indicadores de custo são ferramentas que permitem analisar as tendências e comportamentos dos ativos, facilitando o acompanhamento de dados e a utilização de informações na elaboração de orçamentos da empresa.

Alguns dos principais indicadores de custo apresentados no em nosso segmento são:

CMF (Custo Total de Manutenção por Faturamento Bruto): esse indicador relaciona o custo total de manutenção ao faturamento bruto da empresa. Ele permite comparar a atividade da empresa no cenário nacional e determinar o preço do produto, as verbas para o próximo ano e definir metas e objetivos no planejamento de manutenção.
CPMCMF (Custo Total de Manutenção por Faturamento BrutoR (Custo Total de Manutenção por Valor Estimado de Troca): esse indicador analisa o custo investido em cada equipamento ou máquina, a fim de determinar se vale a pena trocá-lo ou não. É uma ferramenta importante para tomar decisões sobre a substituição de ativos.
MO (Custo de Mão de Obra): esse indicador avalia a média de valor da força de trabalho da equipe. Ele permite ajustar reajustes salariais e planejar verbas para o setor de manutenção.
CM (Custo de Materiais): esse indicador analisa o custo dos materiais utilizados na manutenção. É importante monitorar esse custo para evitar desperdícios e garantir que os materiais estejam sempre disponíveis.
CST (Custo de Serviços de Terceiros): esse indicador avalia os custos de serviços terceirizados na manutenção. É essencial contabilizar essas atividades para um planejamento adequado.

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Estratégias para reduzir os custos de manutenção na indústria de segurança eletrônica

A indústria de segurança eletrônica, que engloba serviços como CFTV, monitoramento de alarmes, portaria remota e facilities, possui particularidades que demandam atenção na gestão de equipes de campo.

Existem diversos indicadores de produtividade que podem ser utilizados em conjunto com os indicadores de custo para otimizar a eficiência da equipe de campo. Alguns dos principais são:

Taxa de conclusão de ordens de serviço: Esse indicador mede a proporção de ordens de serviço que foram concluídas dentro do prazo estabelecido. Uma alta taxa de conclusão indica maior eficiência e produtividade da equipe.
Tempo médio de reparo: Esse indicador calcula o tempo médio que a equipe leva para realizar um reparo. Um tempo médio de reparo mais curto indica maior produtividade da equipe.
Tempo médio de resposta: Esse indicador mede o tempo médio que a equipe leva para responder a uma solicitação de serviço. Um tempo médio de resposta mais curto indica maior agilidade e eficiência da equipe.
Taxa de retrabalho: Esse indicador mede a proporção de serviços que precisaram ser refeitos devido a erros ou problemas. Uma baixa taxa de retrabalho indica maior qualidade e eficiência da equipe.
Taxa de utilização de recursos: Esse indicador mede a proporção do tempo em que os recursos da equipe, como equipamentos e veículos, estão sendo utilizados de forma produtiva. Uma alta taxa de utilização indica maior eficiência da equipe.

Ao combinar esses indicadores de produtividade com os indicadores de custo, é possível ter uma visão mais completa da eficiência da equipe de campo e identificar oportunidades de melhoria tanto em termos de produtividade como de redução de custos.

Para otimizar a gestão e reduzir os custos de manutenção nesse segmento, algumas estratégias podem ser adotadas:
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1. Planejamento de manutenções preventivas assertivas

Um bom planejamento de manutenções preventivas é essencial para elevar os índices de disponibilidade e confiabilidade dos ativos de segurança eletrônica. É importante realizar uma seleção e ranqueamento dos equipamentos, considerando sua criticidade. Além disso, é necessário fazer análises de falhas e consultar o manual do fabricante para determinar a periodicidade adequada das manutenções.

Para que o plano seja assertivo, o mais importante é ficar atento às informações que estarão contidas nele, que pode ser feito em qualquer plataforma, seja excel, word, vai depender do seu gosto pessoal.

O importante é ter informações, como:

• Quais serviços serão realizados?

• Quando?

• Quem são os responsáveis? (colocar nome, cargo, telefone do colaborador)

• Quais os recursos e materiais necessários?

• Quanto tempo será gasto?

• Quanto irá custar cada serviço?

Essas informações podem ser colhidas pela própria equipe de campo, que por estar nos locais das manutenções podem averiguar as questões de tempo e materiais que poderão ser utilizados.

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2. Elaboração de um orçamento adequado

Um bom orçamento de manutenção é fundamental para evitar gastos não previstos e garantir a continuidade dos serviços. É importante considerar os custos de materiais de estoque, custos de mão de obra e custos de serviços terceirizados. Um orçamento estático, que não sofre revisões ao longo do ano, é recomendado para uma melhor previsibilidade financeira.

Existem três tipos básicos de orçamento:

orçamento contínuo, base zero e estático. O orçamento contínuo é previsto no período de 1 ano, porém, tem a característica de ser revisado a cada mês. Podendo ser ajustado de acordo com os erros e acertos no decorrer das atividades da empresa.

O orçamento base zero possui como pilar principal as seguintes questões: o que gastar? Quanto gastar? Como gastar? Onde e por que gastar? O nome base zero diz respeito a um orçamento que parte da estaca zero da empresa, por onde começar efetivamente.

O orçamento estático, como o próprio nome diz, não é possível de ser alterado, e permanece sem alterações durante a sua vigência.

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Afinal, qual é o melhor tipo de orçamento para manutenção? Sem dúvidas, o orçamento estático.

Nesse tipo de orçamento, por não haver revisões mensais, existe mais possibilidade da empresa se planejar previamente e saber o que exatamente será gasto por todo o ano com preparação de peças, compra de equipamentos para reparos de ativos e etc. Por isso, por não ter imprevistos, é mais econômico.

Os imprevistos podem ocorrer caso esse orçamento não seja muito bem planejado. Dessa forma, indicamos três áreas primordiais que precisam constar em um bom orçamento de manutenção:

Os custos de materiais de estoque: essa verba é destinada para os materiais que estão em estoque na empresa, pois é fundamental uma avaliação contínua para prevenir que esses materiais faltem.

Custos de mão de obra: custos com os colaboradores que englobam todos os salários, direitos trabalhistas e encargos.

Custos de serviços terceirizados: sendo uma prática rotineira ou não, se a empresa necessita de serviços terceirizados, é preciso contabilizar essas atividades.

Baseando o orçamento nas atividades da empresa é possível que ele seja mais assertivo em tornar o saldo da empresa sempre positivo!

Não deixe de contar com soluções tecnológicas para ajudar na elaboração do orçamento, pois quanto mais detalhado ele for, mais economia pra sua organização. “Descubra a Análise de Lucratividade com um Orçamento Personalizado para sua Empresa de Segurança Eletrônica” 👆🏼👆🏼👆🏼

3. Equipe qualificada e produtiva

Investir na capacitação e treinamento da equipe de campo é fundamental para garantir uma prestação de serviços eficiente. Além disso, é importante acompanhar a produtividade da equipe e utilizar indicadores de produtividade em conjunto com os indicadores de custo. Uma equipe produtiva reduz os custos de manutenção e melhora a eficiência dos serviços.

EQUIPES PRODUTIVAS REDUZEM OS CUSTOS DE MANUTENÇÃO!

Existem alguns aspectos que se bem administrados, podem aumentar a produtividade da equipe de campo e ainda diminuir os custos.

O primeiro, é ter as métricas de produtividade dos colaboradores muito bem calculadas e documentadas. Isso ajuda o gestor a perceber em que momento do processo esse colaborador rende mais ou menos, e assim, dar um feedback a respeito.

Além disso, existem alguns detalhes que devem ser levados em conta a respeito da produtividade, como:

• Quantidade de O.S. atendidas;

• Quantidade de visitas;

• Tempo gasto em cada visita;

• Quantas visitas são necessárias para resolver um problema;

O grau de satisfação do cliente em relação ao atendimento.

Outro aspecto importante é o gestor. Isso mesmo! Uma boa gestão de equipes de campo reduz custos!

Para melhorar a administração, existe um instrumento de apoio gerencial que auxilia o gestor a avaliar melhor seus colaboradores. Ou seja, um relatório no qual o gestor avalia a equipe através de 3 fatores: conceitual, comportamental e técnico.

Fator conceitual: nessa primeira parte, avalia-se a capacidade do colaborador de saber realmente as funções de seu cargo, qual o objetivo da sua função, sua importância nos processos da empresa como um todo.

Fator comportamental: relaciona o comportamento no ambiente de trabalho, como maturidade psicológica e profissional, relacionamento com a diretoria, relacionamento com colegas etc.

Fator técnico: avalia a capacidade técnica do colaborador em realizar as atividades relacionadas ao seu cargo. Em uma equipe de manutenção, por exemplo, o funcionário possui a habilidade de detectar defeitos e apresentar soluções para os problemas?

Essa análise dará uma visão global da equipe em relação às suas atividades e as da empresa, e, assim, será mais fácil determinar as metas e objetivos dentro do planejamento de manutenção.

4. É preciso ficar atento a alguns erros que podem acontecer durante a elaboração do plano, como:

Não fazer uma matriz de criticidade, ou seja, não fazer uma seleção, um ranqueamento dos equipamentos que possuem prioridade de manutenção. Assim, exclui-se qualquer possibilidade de deixar um equipamento (ou parte dele) que seja primordial fora da manutenção preventiva.

Não fazer o FMEA: a Análise dos Modos de Falha e seus Efeitos. Trata-se de uma análise profunda dos possíveis problemas que podem ocorrer durante o processo de produção.

Não consultar o manual do fabricante: é muito importante saber a opinião do fabricante em relação a periodicidade de manutenção, as peças adequadas de troca, marcas adequadas, entre outras características do equipamento/máquina.

Não calcular o tempo de vida útil do equipamento/máquina: só dessa maneira é possível pensar em um plano que tenha o tempo adequado, de acordo com o ciclo de vida do equipamento.

Tratar o plano de manutenção preventiva como um projeto: pensar no plano com datas para início e término de elaboração, os colaboradores responsáveis, período de revisão.

Pensar nesse erros durante o planejamento de manutenção preventiva, com certeza, o tornará mais assertivo e, assim, reduzirá os custos.

5. Fórmulas Aplicadas

CMF (Custo total de manutenção por faturamento bruto): CMF = (Custo Total de Manutenção / Faturamento Bruto) x 100
CPMR (Custo total de manutenção por valor estimado de troca): CPMR = (Custo Total de Manutenção / Valor de Compra do Equipamento) x 100
MO (Custo da mão de obra): MO = (Custo Total da Mão de Obra / Custo Total da Manutenção) x 100
Materiais (Custo de materiais): Materiais = (Custo Total de Materiais / Custo Total da Manutenção) x 100
CST (Custo de serviços de terceiros): CST = (Custo Total com Serviços de Terceiros / Custo Total da Manutenção) x 100
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Lembrando que essas fórmulas são apenas exemplos e podem variar de acordo com a empresa e o contexto específico. É importante adaptar as fórmulas de acordo com as necessidades da sua organização.

6.Etapas – Para implementar a estratégia.

Primeiro, identifique os tipos de custos relacionados à manutenção da sua empresa, como custos diretos, indiretos e induzidos. Isso ajudará a entender quais custos devem ser considerados ao calcular os indicadores.
Calcule o indicador de Custo Total de Manutenção por Faturamento Bruto (CMF). Para isso, divida o Custo Total de Manutenção pelo Faturamento Bruto da empresa e multiplique por 100. Esse indicador mostrará o percentual do faturamento que é gasto com manutenção.
Calcule o indicador de Custo de Preparação de Máquinas e Equipamentos (CPMR). Divida o Custo Total de Manutenção de um equipamento pelo Valor de Compra do mesmo e multiplique por 100. Esse indicador ajudará a determinar se é mais vantajoso trocar o equipamento ou realizar manutenções.
Calcule o indicador de Custo de Mão de Obra (MO). Divida o Custo Total da Mão de Obra pelo Custo Total de Manutenção e multiplique por 100. Esse indicador mostrará a proporção dos custos de mão de obra em relação ao custo total de manutenção.
Calcule o indicador de Custo de Materiais (CM). Divida o Custo Total de Materiais pelo Custo Total de Manutenção e multiplique por 100. Esse indicador ajudará a identificar a proporção dos custos relacionados a materiais na manutenção.
Calcule o indicador de Custo de Serviços de Terceiros (CST). Divida o Custo Total de Serviços de Terceiros pelo Custo Total de Manutenção e multiplique por 100. Esse indicador mostrará a proporção dos custos relacionados a serviços terceirizados.
Analise os resultados dos indicadores. Compare-os com padrões de referência do seu negócio para determinar se os custos de manutenção da sua empresa estão dentro do esperado.
Identifique áreas de melhoria com base nos resultados dos indicadores. Por exemplo, se o indicador CST estiver muito alto, pode ser necessário rever a necessidade de terceirizar certos serviços.
Implemente estratégias para reduzir os custos de manutenção, como um plano de manutenção preventiva assertivo, um bom orçamento de manutenção e uma equipe qualificada.
Utilize os indicadores de produtividade em conjunto com os indicadores de custo para otimizar a eficiência da equipe de campo.

Lembre-se de que a aplicação dos indicadores de custo na prática requer uma análise cuidadosa e constante monitoramento. Os indicadores fornecem insights valiosos, mas é necessário agir com base nesses insights para obter resultados efetivos.

7. Utilização de soluções tecnológicas

Contar com um sistema de gestão de equipes de campo, como o oferecido pela N1 Sistemas Software, pode facilitar todo o processo de gestão. Essas soluções permitem automatizar a avaliação da equipe, otimizar as rotas de trabalho e economizar combustível. Além disso, a utilização de tecnologia contribui para o controle das atividades e a geração de relatórios precisos.

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8. Conclusão

A otimização da gestão de equipes de campo na indústria de segurança eletrônica é um desafio que pode ser superado com o uso adequado dos indicadores de custo e a adoção de estratégias eficientes. A combinação de um planejamento preventivo assertivo, um orçamento adequado, uma equipe qualificada e o uso de soluções tecnológicas pode reduzir os custos de manutenção e melhorar a eficiência dos serviços prestados.

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