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COMO OTIMIZAR O FLUXO DE TAREFAS DA SUA EMPRESA DE SEGURANÇA PATRIMONIAL?

Um fluxo de tarefas é um processo que ajuda as equipes a atingirem suas metas, conectando as pessoas certas aos dados necessários no momento correto. Ajuda a organizar as informações de modo que, além de compreensíveis, elas também sejam reiteráveis. Dessa forma o gestor conseguirá ter uma visão geral de todas as atividades que precisam ser realizadas desde as menores e com menos responsabilidades, até as mais complexas e com mais responsabilidades e distribuí-las aos profissionais que se tornarão responsáveis por sua execução.

Esse gerenciamento permite a sincronização do processo de execução das atividades, ou seja, sua interação e conexões entres responsáveis, além das ações que necessitam para sua execução. 

Como melhorar o fluxo de tarefas

1. Mapeie os processos

O primeiro passo é sempre entender como as coisas funcionam atualmente. Isso é fundamental para prevenir ocorrências inesperadas ao, por exemplo, desligar algum processo, cortar um fornecedor ou mudar um servidor. Ao mesmo tempo, o simples fato de mapear os processos atuais já vai evidenciar oportunidades de melhoria imediatas.

2. Padronize os processos

Isso traz diversos benefícios, inclusive para a imagem da organização perante os clientes e o mercado em geral.

A melhor forma de fazer essa padronização é ver as soluções que outras empresas dão para os mesmos problemas que a sua organização enfrenta. Isso vai agregar conhecimento para o seu negócio e trazer insights, com novas perspectivas. Muitas vezes, especialmente nas organizações um pouco mais antigas e consolidadas, os processos internos estão estabelecidos há muito tempo e ninguém pensa em revê-los, porque eles funcionam bem como estão.

3. Documente tudo

É importante que os processos estejam documentados e acessíveis a todos que têm ligação com eles. Assim, quando há troca de colaborador em determinada função, o novo profissional tem condições de manter o padrão estabelecido e os ganhos obtidos com o trabalho de mapeamento e padronização não se perdem.

4. Automatize o que for possível

Por mais que você conte com ótimos profissionais, a automatização de processos já deixou de ser uma tendência para ser uma realidade. Ela traz diversos ganhos para a empresa, como a eliminação de falhas humanas. Analise o que pode ser automatizado na sua empresa e quais são as vantagens que a automação traria para cada um desses itens, assim como os custos, é claro. Pode ser uma ótima forma de mudar alguns processos e otimizar determinados fluxos de trabalho.

5. Use softwares especializados

O mercado conta com diversos softwares especializados para empresas que querem melhorar o fluxo de tarefas. É possível encontrar várias ferramentas para organização no software da N1 sistemas, com isso, a organização da equipe flui muito melhor, todos podem saber onde determinada atividade está, quando terão que atuar nela e em qual ordem as tarefas vão chegar.

Quando os colaboradores estão com dificuldades para seguir as etapas definidas pela empresa, ou os setores não estão interligados de forma clara, torna-se complicado manter a gestão da empresa, o fluxo de tarefas do N1Seg é totalmente flexível conforme os processos definidos pelo gestor da empresa, ou seja, é parametrizado que determinada tarefa de um setor da sua empresa como exemplo: gestão dos contratos, faturamento das ordem de serviços, início da cobrança mensal, etc., só será mostrado no momento certo, somente depois de passar pelos setores dependentes, desta forma ficando totalmente auto gerenciável.

 

Para conferir outras informações sobre como a tecnologia na gestão de empresa de segurança eletrônica possa obter excelentes resultados, acesse o site da N1 Sistemas. Por meio desse endereço eletrônico, empresas e profissionais encontram informações atualizadas sobre softwares de última geração para gestão das empresas.

Vantagens do software para empresas de segurança eletrônica

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