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A IMPORTÂNCIA DE UM PROCESSO DE GESTÃO DE ORDENS DE SERVIÇO

O que é uma Ordem de serviço?

Uma ordem de serviço ou O.S. é um documento que contém informações para a execução de uma tarefa, ação ou trabalho em uma empresa. Ela pode ser emitida para um prestador de serviços terceirizado ou pode ser utilizada para organizar as equipes internas que contém informações padronizadas como por exemplo: Responsável, local, data, horário, motivo e recursos necessários são alguns dados que não podem faltar. 

As O.S. ajudam na organização das tarefas com os dados do que precisa ser feito e como deve ser feito e, por meio delas, os gestores podem acompanhar os processos e documentar as intervenções executadas.

A importância da OS

A importância de ter um bom controle de ordem de serviço, garante maior controle de custos, diminuindo retrabalhos, controlando estoques e acompanhando prazos de entrega. Além disso, controlando o uso das OSs, é possível eliminar falhas de comunicação entre setores. Além de manter a equipe atualizada sobre a execução dos trabalhos e trazer dados sobre a produtividade dos colaboradores.

Com a OS é possível levantar, por exemplo, cálculos e informações sobre os custos e gastos com um determinado serviço ou produto. Isso inclui, ainda, custos com mão de obra, materiais, equipamentos e outros tipos de investimentos.

Da mesma forma, é possível controlar prazos de entrega e evitar retrabalhos, além disso, a utilização correta de ordens de serviços pode melhorar o controle geral da empresa, facilitando a compilação de  informação para a gestão do estoque. O mesmo ocorre com a gestão financeira, já que com as informações presentes nas OSs é possível identificar os valores e fazer o faturamento através da geração de boletos e notas fiscais de serviço (NFS-e) e Notas Fiscais de Produtos (NF-e) de uma forma muito simples.

Como estabelecer um bom controle das OSs?

É de suma importância que as OSs sejam personalizadas, de modo que atendam às necessidades e exigências daquela empresa em questão, sendo elas padronizadas e simplificadas.

Uma boa ordem de serviço deve contar com o registro do responsável pelo trabalho, a descrição do serviço, tempo e prazo de duração das tarefas, mão de obra necessária, equipamentos e materiais que serão utilizados e custos, tendo esses detalhes esclarecidos, os riscos de retrabalhos são reduzidos e a produtividade ocorre de maneira mais organizada.

Vantagens de usar ordens de serviço

Uma das principais vantagens que garante à produtividade do seu negócio. Afinal, se estiver tudo organizado, a sua equipe pode prestar um maior volume de serviços diariamente. Além disso, o atendimento aos clientes é mais eficiente, pois não se corre o risco de haver discrepâncias e informações confusas ou enganos. Além de aumentar a produtividade e garantir um atendimento de qualidade.

Conclusão

Conforme foi possível observar, uma ordem de serviços tem a função de padronizar e formalizar a solicitação de uma Manutenção Corretiva ou Preventiva por exemplo, de modo que a tarefa solicitada seja cumprida segundo a necessidade da empresa ou setor que a emitiu.

Com ela, as empresas de segurança eletrônica conseguem se planejar e organizar as demandas para o atendimento, mantendo o fluxo de tarefas sob controle, você ganha tempo em todas as etapas e tem tudo o que precisa para manter seus documentos digitais organizados.

A função de uma OS é justamente garantir a comunicação precisa de uma empresa, seja interna ou externamente.

Considerando o segmento de segurança patrimonial, ordens de serviços são abertas diariamente, portanto optar por um ERP especialista no segmento, o processo de gestão das ordens de serviços se torna mais claras e objetivas podendo o gestor obter relatórios diversos para melhor organização das OSs e também da própria equipe.

 

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